DMS

Sistem omogoča zmanjšanje stroškov dela z dokumentacijo, saj lahko v celoti odpravi nepotrebno razmnoževanje dokumentov in stroške dostave papirnatih dokumentov. Ta sistem bistveno zmanjšuje čas, potreben za dostavo dokumenta ustrezni osebi, kar povečuje produktivnost podjetja in pravočasnost sprejemanja pomembnih poslovnih odločitev.

Rešitev je razvita na platformi Java. Spletna aplikacija je razvita s sodobno tehnologijo Java Server Faces. Podatkovna baza je vodilna odprtokodna podatkovna baza PostgreSQL, vendar ker se za ORM uporablja JPA in Hibernate, lahko asw:libris deluje s katero koli podatkovno bazo, ki jo podpira Hibernate (Oracle, SQLServer, MySQL itd.).

Moduli sistema asw:libris

• Registratura

Registratura je rešitev za sprejem in pošiljanje pošte za eno ali več pisarn v podjetju. Ta modul omogoča celovit vpogled v dokumentacijo podjetja, ne glede na število razpršenih pisarn v podjetju.

• Dostava dokumentacije

Ta modul omogoča dostavo dokumentacije za reševanje organizacijskim enotam. Dostava dokumentacije predstavlja poslovni proces, ki omogoča dostavo vhodne pošte organu za reševanje, notranjo korespondenco skozi podjetje ter ustvarjanje in dostavo izhodne dokumentacije registraturi.

• E-arhiv

Asw:libris uporablja odprtokodni repozitorij Alfresco za shranjevanje e-dokumentov. Ta sistem omogoča verzioniranje, opozorila, obvestila, pravila, iskanje celotnega besedila, indeksiranje, varnost in še veliko drugih funkcij naprednega DMS repozitorija. Za integracijo s Alfrescom se uporablja standard CMIS, kar asw:libris naredi enostavno prilagodljivim za integracijo s katerim koli drugim DMS repozitorijem.

Integracija sistema asw:libris z drugimi sistemi

• Integracija s sistemi za optično prepoznavanje znakov (OCR)

asw:libris omogoča integracijo s številnimi naprednimi rešitvami OCR za indeksiranje metapodatkov iz dokumentov. Hitri skenerji v kombinaciji z OCR programsko opremo (Kofax, Abby itd.) omogočajo velikim podjetjem prihranke pri času priskeniranju in indeksiranju velikega števila dokumentov. asw:libris omogoča integracijo s takšnimi sistemi, poleg tega pa omogoča tudi ročno možnost skeniranja in indeksiranja za podjetja, ki ne želijo vlagati v takšno opremo.

• Integracija z asw:dominus

asw:libris je integriran s asw:dominus za vhodne in izhodne račune. Pri urejanju vhodnega računa v asw:librisu je ustvarjen račun kot "osnutek" v sistemu asw:dominus. Osnutek računa vsebuje informacije o vnesenih meta-podatkih računa, pa tudi povezavo na e-račun, kar omogoča, da je slika računa vedno vidna za ta račun iz sistema asw:dominus. Poleg tega je zagotovljeno, da se meta-podatki računa vnašajo le enkrat, v sistemu asw:libris.

Integracija z asw:utilitas – asw:libris je integriran s CRM modulom sistema asw:utilitas.

Prednosti uvedbe asw:librisa

• Hitro iskanje dokumentov

• Urejena dokumentacija po razredih in vrstah dokumentov

• Odpravljen je nepotreben razmnoževanje dokumentov in nepotrebno ustvarjanje notranje papirne dokumentacije

• Več referentov v pisarnici lahko deluje hkrati

• Centralizirani papirnati arhiv

• Hitrejši pretok in boljši nadzor nad procesi, opozorila, alarmi…

• Ni izgubljenih dokumentov

• Dostopnost dokumentov

• Verzioniranje dokumentov, zgodovina sprememb

‍