Integralni sistem za upravljanje dokumenti
Poslovni procesi Javnog preduzeća Skloništa (JPS) su: Organizacija izgradnje, održavanja i tehničke kontrole javnih i blokovskih skloništa na teritoriji Republike Srbije, Upravljanje mirnodopskog korišćenja skloništa, Organizovanje zaštite skloništa od nadziđivanja, Upravljanje i kontrola izvođenja raznih građevinsko-zanatskih radova u funkciji sanacija i održavanja skloništa. U evidenciji preduzeća nalazi se 1441 javno i blokovsko sklonište na teritoriji 48 opština u Republici Srbiji, kojima upravlja kao sredstvima u državnoj svojini. Sredstva za obnavljanje poverene delatnosti stiču se od izdavanja u zakup dvonamenskih skloništa i poslovnog prostora u mirnodopskim uslovima. Ciljevi implementacije informacionog sistema bili su: Unapređenje poslovanja, Ubrzavanje i olakšavanje u radu sa dokumentacijom i radnim nalozima, Povećanje efikasnosti obavljanja poslova, Ubrzavanje dostave dokumentacije službama i udaljenim objektima, Smanjenje obima dupliranih dokumenata.
U početnoj fazi realizacije projekta posebna pažnja posvećena je analizi svih poslovnih procesa i dokumenata koji se koriste unutar preduzeća. Nakon serije intervjua i usvajanja projektne specifikacije pristupilo se prilagođavanju postojećeg i razvoju novog softvera. Za potrebe izgradnje IIS-a korišćen je jedan postojeći proizvod (asw:officius) i razvijen je potpuno novi softverski proizvod asw:libris kao sistem za podršku rada pisarnice i kolaboracije sa ostalim službama. Paralelno sa aktivnostima prilagođavanja i razvoja softvera tekla je analiza postojećih izvora podataka i pisanja procedura za migraciju postojećih dokumenata. Konačan rezultat migracije je postojanje jedinstvene centralizovane baze podataka sa svim dokumentima preduzeća. Poseban izazov predstavljala je obuka velikog broja korisnika koji obavljaju složene i međusobno zavisne aktivnosti. Faznom realizacijom i temeljnim pripremama, uz nesebično angažovanje svih izvršilaca, realizovano je blagovremeno puštanje u rad. Poseban kvalitet ovog projekta čini činjenica da je IT služba JPS-a u potpunosti preuzela prvi nivo podrške korisnika i da konstantno radi na poboljšanju organizacije i nivoa korišćenja sistema. Na bazi informacija koje dobija od IT službe i krajnjih korisnika, ASW kontinuirano radi na usavršavanju svojih proizvoda.
